Nei miei interventi sui social media e dal vivo, mi è capitato spesso di ricevere domande sul percorso per diventare un vero fotografo imprenditore. Voglio condividerne una in particolare: “E ‘vero che fare l’imprenditore può essere davvero difficile?”
Questa è una gran domanda! Davvero…mi sono fatto questa domanda decine di volte nel corso degli anni, e l’esperienza di manager e direttore in azienda prima, e di imprenditore poi, mi hanno insegnato alcuni concetti fondamentali: la gestione del tempo è uno di questi.
Sai quante volte mi sono detto che avrei gestito meglio il tempo? E a questo proposito ti voglio raccontare la mia esperienza di quando ho avuto 5 progetti in corso simultaneamente (uno dei quali con una scadenza tassativa) e come se non bastasse l’agenda piena di riunioni e visite.
L’ unico modo per essere produttivo al 100%, era continuare a lavorare dopo che il mio team terminava il proprio turno, ma in questo modo le mie giornate diventavano di 12-14 ore.
Cercavo un modo per migliorare la mia produttività e la mia qualità di vita (mia moglie non ne era particolarmente felice) fino a quando mi arrivò un consiglio da un collega “anziano”, che è diventato una pietra d’angolo nella mia carriera e nella vita.
“In XY (non faccio il nome perché come dico sempre la pubblicità va pagata!!) c’è sempre molto da fare, la quantità di cose da sbrigare non si ridurrà mai e nessuno farà il lavoro al posto tuo…
Se hai difficoltà a dire di NO o se hai difficoltà a dare delle priorità, è certo che non ce la potrai fare. Lavorerai sempre più ore fino alla fine. D’altra parte, invece, se non sei proprio una “schiappa” nel tuo lavoro, scegliendo le cose giuste su cui lavorare e dicendo no a tutto il resto, ti troverai bene nel lavoro. Se metti in pratica questo consiglio, potrai pensare di produrre lavoro e quindi denaro per il resto della tua vita”.
Questo consiglio ho scoperto valere sia in “XY” e in qualsiasi altra azienda in seguito, ma soprattutto vale nella vita personale. Il tuo tempo è la tua risorsa più preziosa. Non puoi fare di più perché tutti hanno 24 ore, non puoi metterlo in pausa: puoi solo assegnarlo ed adesso ti racconto come ho imparato a farlo.
Identifica il tuo compito più importante
In un certo momento della mia carriera di manager e direttore di azienda, ho avuto il compito di assumere del personale per un progetto importante con una scadenza ristretta. A poche settimane di distanza dalla data programmata di avvio del progetto, ho avuto un confronto con il mio Boss, che è andato più o meno così:
Boss: come vanno le assunzioni? Lo sai che hai una scadenza tra poco…
Io: Un po’ a rilento. Mi manca una persona.
Boss: stai mettendo al primo posto questo progetto?
Io: Ci sto mettendo più tempo possibile, ma ho un sacco di cose da fare. Ho questo progetto che mi mette ansia, ma ho anche il lavoro di routine e un team piuttosto grande da seguire e gestire. Ci sono troppe cose a cui pensare e alle quali star dietro: vorrà dire che lavorerò più ore.
Boss: Credo che possiamo essere d’accordo sul fatto che hai bisogno di chiudere tutte le posizioni aperte per poter partire con il progetto. Ci sarà sempre molto da fare e lavorare di più non è una soluzione. Se non investi almeno il 50% del tuo tempo su questo progetto, non ce la farai. Devi passare almeno 4-5 ore al giorno a fare colloqui con potenziali nuovi membri del team e fare riunioni con i nuovi. Non puoi farcela senza fare tutto ciò. Per il resto ce la puoi fare con molto meno tempo.
Il mio Titolare mi stava insegnando una lezione molto preziosa quel giorno: stavo osservando le cose, che apparentemente sembravano importanti, da un solo punto di vista. Avevo bisogno di fare un passo indietro e valutare se stavo assegnando bene il mio tempo per dirigermi dove volevo andare. Ho fatto tesoro di ciò che mi disse il Boss. Avevo capito che stavo facendo progressi in generale, ma non verso la meta più importante e mi stavo concentrando solo sul fare il lavoro, piuttosto che sul raggiungere gli obiettivi importanti, quelli che avrebbero generato il Valore.
Renditi conto che il Business non lavora per te
Una dozzina di anni fa, ero super attivo. Ho avuto più team, decine di agenti e personale che dipendeva da me. Avevo una pianificazione a lungo termine, discussioni sull’organizzazione e sul marketing, un paio di dozzine di incontri One-to-One a settimana, lunghi incontri organizzativi e le visite esterne. La mia agenda era sempre fatta di almeno 40 ore di incontri a settimana e almeno altre 10 o 20 ore di lavoro extra alla settimana. Mi stavo divertendo, ma stavo anche bruciando il cero da entrambi i lati.
In quel periodo mi venne chiesto di eseguire un massiccio processo di ristrutturazione aziendale. Mi è stato detto molto chiaramente che quella sarebbe stata la mia massima priorità per i successivi tre mesi. Durante quel periodo, mi aspettavo di trascorrere almeno 20 ore settimanali sul processo di ristrutturazione. Il processo avrebbe aiutato a determinare su cosa avrebbe dovuto focalizzarsi l’azienda per gli anni successivi, quindi interessava decine di persone. Mi aspettavo di risolvere il problema ripetendomi:
“Scegli in modo selettivo alcune cose e taglia tutto il resto. Lavora solo su ciò che crea valore”
Avevo però un grosso problema: dovevo trovare altre 20 ore in una settimana lavorativa da 50-60 ore!!
Mi ricordo ancora oggi di quando, seduto nel mio ufficio una sera stavo fissando la mia agenda completamente piena. Ho iniziato a ragionarci su, cercando qualcosa di semplice da tagliare.
Ho spostato gli incontri One-to-One da settimanali a bisettimanali ed ho continuato a fissare l’agenda mentre capivo che qualcosa di drastico doveva cambiare perché il Business, come al solito non avrebbe fatto qualcosa al posto mio.
Taglia la gamba e sopporta il dolore
Quando proviamo a tagliar fuori delle cose dalle nostre vite, spesso ci facciamo le domande sbagliate. Ci chiediamo se qualcosa è importante o se ha valore. È fin troppo facile rispondere in senso affermativo, invece, dovremmo farci queste due domande:
Qual è il risultato peggiore che avrò se taglio questa cosa?
Fare ciò mi porterà dove voglio andare?
Pensando al dolore che avvertirai se tagli questo prodotto / lavoro / compito / incontro chiediti ancora:
Qual è il peggior risultato che potrei avere?
Riesco a gestirlo?
Continua ad essere importante, questo prodotto / lavoro / attività / riunione in relazione ai miei obiettivi principali?
Quella sera ho finito di “tagliare le gambe” alla mia agenda. Ho spostato la riunione commerciale da settimanale a mensile. Ho chiesto alla dipendente più esperta del customer care di prendere in carico una serie di incontri, quindi le ho delegato la gestione dell’ufficio. Ho spostato un paio di dipendenti ad un diverso riferimento aziendale. Ho disdetto un paio di appuntamenti esterni, con scuse ovviamente.
Sono sceso di circa 15 ore a settimana! Sono stato in grado, quindi, di pianificare facilmente il processo di ristrutturazione e allo stesso tempo di ridurre un po’ le ore di lavoro settimanali per la gioia di mia moglie: avevo tagliato la gamba e sopportato il dolore.
Esamina i risultati e le conseguenze
Quando completai il processo di riorganizzazione, la mia agenda era diventata improvvisamente mezza vuota, molto raro e strano per me, un’esperienza dal sapore nuovo e mai provato.
In primo luogo, avevo completamente rimosso del lavoro perché quegli incontri erano utili ma non abbastanza da giustificare il loro tempo sulla mia agenda o di chiunque altro. Ho iniziato a comprendere che il tempo libero offre un ritorno di investimento maggiore.
In secondo luogo, avevo delegato un po’ ‘di visibilità e un lavoro importante ad altre persone. È stato un successo enorme da ambo le parti. Stavo delegando dei lavori che sapevo fare ma non erano per la mia crescita, erano semplice routine!
Infine, ho dato a delle persone, un’opportunità di crescita e ne hanno tratto grande profitto nel tempo mentre l’azienda ha potuto cambiare alcuni processi e apportare dei miglioramenti. Le persone sono state sfidate da nuove opportunità ed è stato emozionante per tutti i soggetti coinvolti.
Il lavoro che ti sfida è quello che ti fa crescere, e mantenendo quelle posizioni di comando, stavo privando qualcun altro della propria opportunità di crescita. Delegare è un regalo con due destinatari: TU, ottieni più tempo e gli ALTRI ottengono un’esperienza preziosa per la loro crescita.
Mi aspettavo di provare un dolore temporaneo una volta che il progetto fosse finito ed invece, avevo fatto un taglio salutare e la maggior parte dei cambiamenti sarebbero stati permanenti. Oggi ho avuto il tempo di rivalutare positivamente quanto per me e quel team di persone, quella esperienza è stata importante.
Taglia regolarmente
Quando rimuovi qualcosa dalla tua pianificazione, di solito scegli una singola cosa dalla parte inferiore della tua lista delle priorità.
Dici a te stesso: “Ho bisogno di 30 minuti in più al giorno, quindi taglierò questa singola cosa che mi occupa 30 minuti.”
Fare questo di darà un ritorno di investimento limitato, perché stai scambiando tempo con altro tempo. Il mio consiglio invece è di fare tagli regolari alla struttura del tuo programma.
Invece di tagliare dal fondo della tua lista delle priorità, cambia il processo, scegliendo in modo attento solo alcune cose, tagliando tutto il resto. Lavora solo alle cose più importanti. Osserva ogni singola cosa che stai facendo, determina se hai bisogno di ognuna di loro per raggiungere i tuoi obiettivi primari, e, in caso contrario, chiediti quanto dolore sentiresti se “tagliassi quella gamba”.
Considera anche se ha senso utilizzare quel “tempo liberato” sulle tue priorità principali. Le tue priorità principali sono quasi sempre quelle cose che muovono l’ago della bilancia nella tua vita, quelle che creano valore o danno valore a quello che fai e a quello che sei, e il tempo trascorso lì, credimi, è il tuo bene più prezioso, te lo dico per esperienza!
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